¡Hola! Soy Isa 👋 Y como cada lunes a las 13.13h estás leyendo “La eficientísima” una publicación semanal para conseguir trabajar mejor y tener así tu merecido tiempo libre de calidad ¡brindemos por ello! 🎯+📈=🍻
En la newsletter anterior introdujimos que son y cómo crear nuestro primer protocolo de trabajo de manera sencilla y práctica, sin abrumarnos por querer controlar todos y cada uno de nuestros pasos, enfocándonos primero en los procesos problemáticos.
Pero una vez escrito toca ponerlo en marcha, implementarlo. Y es en este punto donde pueden aparecer muchas (si no demasiadas) resistencias. Así que veamos cómo evitarlas durante la implementación.
En esta edición:
Paso a paso para implementar un nuevo procedimiento de trabajo
No todo es trabajar: 5 juegos para dinamizar este proceso aparentemente tedioso
🛠️ Paso a paso para implementar un protocolo de trabajo
Fase 1: Preparación y elaboración del protocolo
En esta fase aparecen como resistencias principales:
Rechazo ante posibles normativas estrictas para la realización del trabajo
Falta de compromiso por parte del equipo usuario del protocolo
Creencias limitantes del tipo:
“Esto siempre se ha hecho así”
“Si hasta ahora hemos funcionado sin ello porque cambiarlo”
“Es un pérdida de tiempo y tenemos mucho que hacer antes que escribir lo que ya estamos haciendo todos los días”
“Es imposible describirlo, es muy complejo”
¡Quién no ha escuchado esto en la oficina!
Para combatir estas resistencias:
Haz partícipe al equipo usuario en la creación del protocolo
Pregunta por fallos reales que ellos/as están viendo
Elabora dinámicas grupales para facilitar el proceso inicial
Define claramente las ventajas de la elaboración del protocolo en sí y su uso
Plantea casos problemáticos reales del pasado para destacar los beneficios de este proceso de mejora
A la hora del desarrollo del protocolo recomiendo:
Usar dinámicas grupales, juegos, en los que todos participen para obtener la información de una manera distendida
Usar herramientas visuales, como tableros colaborativos, post-its, pizarras… Este sentimiento de juego, y tan visual, facilita la comprensión del porqué de este trabajo
No te olvides que el protocolo debe:
Ser concreto
Ser específico
Evitar aumentar la burocracia
Quedar por escrito
Ser compartido con todas las personas que lo implementarán pero también con las personas que verán su trabajo influenciado por el mismo, como por ejemplo, otros departamentos
A título personal recomiendo compartirlo con toda la empresa, de esa manera:
Todos serán partícipes del proceso
Podrán hacer un seguimiento paralelo
El resto de los trabajadores verán el interés de la empresa en la mejora continua
Podrán añadir mejoras a las ya implementadas en el protocolo
Fase 2: Puesta en marcha
En esta 2º etapa aparecen resistencias del tipo:
Olvidos en su implementación
Dificultad a la hora de ponerlo en marcha
Aparición de nuevos errores no vistos en la elaboración inicial
Creencias del tipo:
“Esto no sirve, en la práctica no se puede hacer así”
“Nunca me acuerdo”
“No puedo estar leyendo el protocolo cada vez que quiera trabajar”
Es por ello que en esta fase se recomienda poner el foco en:
Explicar el protocolo desde diferentes puntos de vista para que todos los partícipes lo entiendan y compartan
Usar herramientas visuales para su comprensión, como un diagrama de flujo o esquema.
Elaboración de un proceso de anotación de fallos o errores en esta primera implementación
Por ejemplo, envío de un email a XX dirección de correo electrónico con el asunto XXX
Anotarlo en un excel compartido por todos
Es importante recordar que:
Es una primera prueba, hay muchas mejoras que hacer aún que aparecerán de esta primera prueba
Se busca mejorar el proceso que antes no estaba registrado, por lo que, si las ventajas esperadas no se cumple se debe revisar
Todos deben ser partícipes de este proceso, evita que la responsabilidad del éxito de este proceso recaiga sobre esos trabajadores que ya sabes que siempre cumplen
Para mantener la cohesión entre el equipo y su forma de trabajo evita comunicaciones 1:1, mejor en grupo, agendadas, recurrentes, en las que todos oigan y participen.
Fase 3: Ajuste y mejora
Ya en su elaboración has debido de establecer unas fechas de revisión conocidas para todos los participantes. Es momento de analizar el uso del protocolo y ver que cambiar, quitar, añadir, y cómo seguir trabajando con él.
Pide feedback al equipo
Crea un canal de comunicación o registro de mejoras (visto en el punto anterior ya)
Aprovecha este momento para reforzar y destacar los errores evitados, las ventajas obtenidas y el tiempo de trabajo ahorrado en esta primera prueba.
Al igual que compartiste con el resto de la empresa el momento de la implementación, mantenlos al día de todos estos logros en su implementación. No tengas miedo de que envidien tu buena forma de trabajar.
Si bien puede parecer tedioso, no es mi intención que lo entiendas así. Solo quiero abrirte los ojos a los posibles bloqueos que puedan aparecer o que ya hayas sufrido en el pasado pero que no hayas sabido identificar.
Estoy segura de que muchos lectores/as han pasado por algún proceso como este, así que estaría encantada de que me contaras como fue, si te ves reflejada en alguno de estos pasos y cómo evolucionó.
¡Estaré encantada de conocer tu experiencia!
⏳🚀 Efi-tip
Una nueva sección en la que te desvelo mis mejores trucos para no perder tiempo ⏳
En este caso te vengo con un extra a la newsletter: un descargable 📑
Todo este proceso me lo imagino como un juego con el equipo, es por eso que he buscado algunas dinámicas grupales que faciliten este proceso.
Las he recogido aquí para no perderlas. Si quieres quedarte una copia te invito a que te hagas una copia de este documento en tu Google Drive.
¡Ya me contarás si las usas!
